MEMBERIKAN hadiah sebagai tanda terima kasih tidak hanya terjadi dalam keseharian saja, budaya ini juga terjadi dalam dunia kerja. Misalnya ketika terjadi transaksi pengadaan barang Perusahaan A oleh Perusahaan B.
Bagian penjualan Perusahaan B selaku supplier mungkin akan memberikan hadiah pada bagian pengadaan Perusahaan A sebagai tanda terima kasih telah dipilih menjadi supplier. Padahal, pemberian hadiah tersebut juga termasuk gratifikasi. Untuk mencegah adanya konflik kepentingan akibat pemberian hadiah ini, maka diterapkanlah managing gift.
Pengertian Managing Gift dan 4 Prinsipnya
Saat seperti itulah managing gift sangat berperan penting agar operasional perusahaan tetap berjalan dengan objektif tanpa adanya konflik kepentingan. Dalam buku Modul Integritas Bisnis 8: Managing Gift dijelaskan managing gift (mengelola hadiah) merupakan serangkaian kegiatan yang bertujuan untuk mengendalikan penerimaan hadiah melalui peningkatan pemahaman dan kesadaran pelaporan hadiah secara transparan dan akuntabel sesuai peraturan Korporasi dan perundang-undangan.
Pengelolaan hadiah tersebut harus berdasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini:
Prinsip Transparansi
Mekanisme pelaporan atas hadiah yang diterima oleh pegawai korporasi harus menggunakan prinsip transparansi. Seperti harus melaporkan pada siapa, hadiah apa saja yang perlu dilaporkan, bagaimana prosedurnya, serta hal lainnya terkait pelaporan penerimaan hadiah. Dengan adanya transparansi pada mekanisme pelaporan hadiah, maka karyawan akan merasa lebih yakin dalam melaporkan hadiah yang diterimanya terkait jabatan.
Prinsip Akuntabilitas
Prinsip akuntabilitas ditujukan kepada seluruh pegawai korporasi yang bertindak sebagai pelapor penerima hadiah, yaitu dengan memberikan amanah agar tidak menerima hadiah yang berkaitan dengan tugas dan kewenangannya, apapun bentuknya. Para pegawai korporasi diwajibkan untuk selalu bertanggung jawab atas amanah yang telah diberikan.
Prinsip Independensi
Pelaporan penerimaan hadiah yang dilakukan oleh pegawai korporasi akan memutus adanya kemungkinan terjadi konflik kepentingan dalam korporasi. Misalnya dalam proses pengadaan barang, tanpa adanya penerimaan hadiah dari pihak lain pada pegawai korporasi yang berwenang, maka semua perusahaan yang mengikuti tender memiliki kesempatan yang sama.
Prinsip Pengawasan Internal
Korporasi harus memiliki komite pengawasan internal untuk melakukan pengawasan managing gift berjalan dengan baik dan telah diterapkan sesuai dengan SOP yang telah ditetapkan. Dengan pengawasan dan penerapan sistem yang baku, maka diharapkan korporasi dapat terhindar dari potensi korupsi.
Managing gift tidak boleh hanya diterapkan pada beberapa lapisan pegawai saja, melainkan harus berlaku untuk seluruh pegawai. Dengan begitu, seluruh pegawai akan merasa bahwa melaporkan hadiah yang diterimanya adalah kewajiban dari amanah yang telah diberikan korporasi.
Selain itu, korporasi juga bisa menerapkan larangan pemberian hadiah kepada pegawainya dan mencantumkannya dalam surat kerjasama dengan korporasi lainnya. Adanya larangan secara tertulis akan membuat korporasi yang bekerja sama mengetahui bahwa mereka tidak perlu mengirimkan hadiah sebagai ucapan terima kasih untuk kerja sama yang sedang berlangsung. Selain itu, hal ini juga akan mencegah adanya korporasi yang berusaha untuk melakukan penyuapan atau pemberian gratifikasi pada pegawai korporasi demi memuluskan jalannya.
Adakah Hadiah yang Boleh Diterima oleh Pegawai Korporasi?
Pemberian hadiah dalam managing gift pada dasarnya mirip seperti gratifikasi. Untuk yang belum tahu, gratifikasi adalah pemberian dalam arti luas, bisa berupa barang, voucher, diskon, biaya pengobatan, dan lainnya yang akan menimbulkan tanam budi bagi penerima pada pemberinya. Sama halnya dengan pemberian hadiah dalam managing gift, ketika hadiah berpotensi menimbulkan tanam budi, maka wajib ditolak.
Namun, ada beberapa hadiah yang boleh diterima oleh pegawai dalam kondisi tertentu, yaitu hadiah bersifat umum atau berlaku untuk semuanya, tidak ada kaitannya dengan jabatan dan wewenang, tidak adanya hubungan strategis atau berpotensi menimbulkan konflik kepentingan antara penerima dan pemberi, dan memiliki nilai yang wajar hanya untuk menjaga hubungan baik.
Hanya saja, setiap perusahaan mungkin memiliki aturan berbeda terkait managing gift ini. Jika #KawanAksi bertindak sebagai pengurus korporasi yang menangani pelaporan penerimaan hadiah, maka pastikan menginformasikan secara jelas mengenai hadiah yang boleh dan tidak boleh diterima oleh pegawai korporasi. Sementara, jika #Kawan Aksi bertindak sebagai pegawai orporasi, maka cari informasi secara jelas mengenai hadiah yang boleh dan tidak boleh diterima.
Jika hadiah yang diterima oleh pegawai korporasi dirasa meragukan apakah boleh atau tidak untuk diterima, maka sebaiknya lakukan pelaporan penerimaan hadiah untuk dianalisa lebih lanjut: apakah hadiah ini termasuk gratifikasi atau tidak? *